De Vlaamse Gedoogperiode Voor Ketenaansprakelijkheid Is Voorbij: Wat Verandert Er

Op 1 juli 2026 liep de Vlaamse gedoogperiode voor de verstrengde regels rond ketenaansprakelijkheid af. Bedrijven kunnen nu sancties krijgen als een inspectie illegale tewerkstelling vaststelt en de toepasselijke zorgvuldigheidsvoorwaarden niet werden nageleefd.

Dit is niet gewoon een deadline om een contactfiche te actualiseren. De vraag is of uw organisatie, persoon per persoon en aannemer per aannemer, kan aantonen wat er gecontroleerd is, wanneer dat gebeurde, en wat er gebeurde wanneer bewijsstukken ontbraken.

Kortom: als werkzaamheden worden uitgevoerd in uw aannemersketen, is “we vertrouwden op onze onderaannemer” geen bewijs.

Wat veranderde er op 1 juli 2026?

De verstrengde regels rond ketenaansprakelijkheid traden in werking op 1 januari 2026. Ze verscherpen de verantwoordelijkheid van professionele opdrachtgevers, hoofdaannemers en onderaannemers wanneer een rechtstreekse aannemer een derdelander die illegaal verblijft tewerkstelt, als werknemer of als zelfstandige.

Tijdens de eerste zes maanden paste de Vlaamse overheid een gedoogperiode toe. Die periode liep af op 1 juli. Het officiële handhavingsbericht is duidelijk: bedrijven kunnen nu sancties krijgen wanneer ze niet aan de voorwaarden voldoen. VLAIO publiceerde dezelfde update voor bedrijven.

Een ondertekende aannemersverklaring blijft noodzakelijk, maar is niet langer voldoende op zich. Om aansprakelijkheid uit te sluiten, hebben organisaties ook een actief zorgvuldigheidsdossier nodig.

In de praktijk houdt dat dossier in dat u:

• het toepasselijke bewijsmateriaal opvraagt bij rechtstreekse aannemers;
• beoordeelt of documenten geldig zijn en niet duidelijk vervalst zijn;
• het bewijsmateriaal vijf jaar bewaart na het einde van de samenwerking;
• opvolging geeft wanneer documenten ontbreken, ongeldig of duidelijk vervalst zijn; en
• niet-opgeloste gevallen meldt via het officiële meldpunt van de Vlaamse Sociale Inspectie als de aannemer het dossier niet corrigeert.

Wat zijn de mogelijke sancties?

Sancties kunnen variëren van een administratieve boete tot strafrechtelijke vervolging.

Zware inbreuken op het vlak van illegale tewerkstelling worden doorgaans behandeld als sancties van niveau 3 of 4, de hoogste categorieën. Boetes kunnen worden toegepast per inbreuk of per betrokken persoon, waardoor het risico kan oplopen naarmate het personeelsbestand groter is (tot €35.000 als administratieve boete, of tot €70.000 als strafrechtelijke boete).

In de zwaarste gevallen van niveau 4 kunnen rechters, zo stelt PwC Legal, ook een exploitatieverbod of uitsluiting van overheidsopdrachten opleggen.

De vier risicosectoren

Het verstrengde zorgvuldigheidskader richt zich op vier risicosectoren in Vlaanderen:

1. Bouw
2. Schoonmaak
3. Vleesverwerking
4. Pakketbezorging

De activiteit binnen de aannemersketen is bepalend. Een chemisch bedrijf, ziekenhuis, logistieke operator of kantooreigenaar kan in een relatie terechtkomen die binnen het toepassingsgebied valt door schoonmaak- of bouwwerkzaamheden te laten uitvoeren.

Het officiële kader bevat ook drempels en uitzonderingen. Zo kunnen bepaalde kleinere bouw- of schoonmaakopdrachten en specifieke situaties van pakketbezorging buiten de verstrengde verplichting vallen. Het toepassingsgebied moet dus per opdracht beoordeeld worden.

Welk bewijsmateriaal moet klaarliggen voor een inspectie?

De vereiste documenten zijn afhankelijk van de nationaliteit en de tewerkstellingssituatie van de werknemer. De officiële Vlaamse checklist legt dit vast per detachering en type tewerkstelling. In de praktijk kan het compliancedossier het volgende omvatten:

• de schriftelijke verklaring van de rechtstreekse aannemer;
• identificatie- en contactgegevens van de aannemer;
• bewijs van legaal verblijf;
• een geldige werkvergunning of beroepskaart;
• een Limosa-melding waar van toepassing;
• een A1-formulier of ander bewijs van sociale zekerheid waar van toepassing; en
• het overzicht van validatie, goedkeuring, vervaldatum, correctie en escalatie.

De exacte checklist is maar de helft van het werk. Inspecteurs willen mogelijk een verdedigbare tijdlijn zien. Een map met de meest recente pdf’s toont niet automatisch wie ze heeft nagekeken, of ze geldig waren op de dag van toegang, of hoe een uitzondering werd behandeld.

Een praktische aanpak in vier stappen

1. Breng in kaart waar werkzaamheden in uw keten voorkomen

Identificeer elke bouw-, schoonmaak-, vleesverwerkings- en pakketbezorgingsactiviteit in Vlaanderen, inclusief facilitaire diensten, onderhoud, stilstanden en lokale aankopen. Noteer voor elke opdracht de opdrachtgever, de rechtstreekse aannemer, gekende onderaannemers, de contractwaarde en eventuele toepasselijke uitzonderingen.

2. Vertaal juridische vereisten naar toegangsregels

Bepaal welk bewijsmateriaal van toepassing is per aannemer, type werknemer, nationaliteit, functie en site, en bepaal wie het controleert, wat de toegang blokkeert en wie een uitzondering beheert. “Werkvergunning controleren” moet een benoemde vereiste worden met een eigenaar, een geldigheidsperiode, een goedkeuringsstatus en een escalatietraject.

3. Maak opvolging bewijsbaar

Als bewijsmateriaal ontbreekt of duidelijk vervalst is, vraag dan een correctie aan de rechtstreekse aannemer, bewaar die communicatie, en meld niet-opgeloste gevallen via het officiële meldpunt van de Vlaamse Sociale Inspectie. Alleen die melding voltooit het zorgvuldigheidsproces als de aannemer het dossier niet corrigeert. Het audittraject moet zowel het gebrek als de respons aantonen.

4. Test uw inspectierespons

Bevestig op één actieve site dat u elke aannemer en elke persoon van een derde land kunt identificeren, het bewijsmateriaal kunt voorleggen dat geldig was op hun startdatum, kunt tonen wie het heeft goedgekeurd, aankomende vervaldata kunt zien, en de volledige historiek kunt exporteren zonder in mailboxen te moeten zoeken. Als dat afhangt van één persoon die een spreadsheet samenstelt, is het proces niet robuust.

Waarom manuele controle het risico wordt

Bewijsmateriaal voor ketenaansprakelijkheid verandert doorheen de tijd. Verblijfs- en werkdocumenten vervallen. Werknemers verplaatsen zich tussen sites. Aannemers voegen onderaannemers toe. Een document dat geldig was bij de onboarding, is drie maanden later mogelijk niet meer geldig.

E-mail en spreadsheets hebben het moeilijk met die veranderlijke toestand:

• vereisten worden inconsistent toegepast;
• vervallen bewijsstukken blijven aanwezig in dossiers die als “volledig” gelden;
• goedkeuringen kunnen niet betrouwbaar gereconstrueerd worden;
• siteteams hebben niet hetzelfde overzicht als complianceteams; en
• inspectiedossiers vergen uren of dagen om samen te stellen.

Het automatiseren van deze workflow vervangt geen juridische beoordeling. Het verankert wel uw compliancebeleid rechtstreeks in de toegangscontrole: verzameling van bewijsmateriaal vóór aankomst, functiegebonden vereisten, opvolging van vervaldata, behandeling van uitzonderingen, toegangsbeslissingen en registraties met tijdstempel, allemaal op één plek.

Verder kijken dan de deadline: bouw een robuust aannemersprogramma

De deadline is een aanleiding om te handelen, maar het doel moet breder zijn dan één inspectie doorstaan. Een volwassen programma verbindt drie lagen:

1. Identiteit en sitezichtbaarheid: weten wie er op de site is.
2. Sociale en veiligheidscompliance: het recht op arbeid, de positie in de sociale zekerheid, opleiding en bekwaamheid verifiëren.
3. Bedrijfsscreening: het juridische, financiële en aandeelhoudersrisico van de bedrijven in de keten opvolgen.

Welke acties u kan ondernemen

Begin niet met het digitaliseren van elk document dat u al heeft. Begin met het identificeren van de gedekte activiteiten en het bewijsmateriaal dat nodig is voor de mensen die ze uitvoeren.

Doorloop vervolgens één actieve aannemersketen door de volledige workflow:

1. de opdracht afbakenen;
2. het bewijsmateriaal opvragen;
3. het verifiëren en goedkeuren;
4. één uitzondering oplossen;
5. de toegangsbeslissing bevestigen; en
6. het audittraject exporteren.

Die test zal meer aan het licht brengen dan nog een beleidsherziening. Ze toont of uw bedrijf juridische zorgvuldigheid kan omzetten in een proces dat werkt aan de poort, op de site en tijdens een onaangekondigde inspectie.

Neem contact op met ons team om zorgvuldigheidsplicht voor aannemers operationeel te maken.

Bronnen

• Gedoogperiode ketenaansprakelijkheid loopt af — Departement WEWIS
• Einde gedoogperiode voor ketenaansprakelijkheid — VLAIO
• Ketenaansprakelijkheid bij illegale tewerkstelling — officiële Vlaamse richtlijnen, met de stappen voor zorgvuldigheidsplicht, de documentenchecklist, drempels en het meldpunt
• The Contractor Compliance Imperative — gezamenlijk rapport van 9ID × PwC Legal Belgium
• Alles wat je moet weten over de nieuwe Wet Ketenaansprakelijkheid 2026

Dit artikel biedt algemene informatie en vormt geen juridisch advies. Ga bij een gekwalificeerd juridisch adviseur na hoe de Vlaamse regels, drempels, uitzonderingen en sancties op uw organisatie van toepassing zijn.